Es gibt gefühlt tausende Apps für: Aufgaben, Kalender, Notizen, Rezepte, Einkaufsliste, Meditation, Fitness … und am Ende ist man oft mehr mit der Suche und Verwaltung beschäftigt als mit dem eigentlichen Leben. 😅
Mir geht’s da nicht anders. Ich habe über die Jahre unzählige Tools ausprobiert. Manche sind nach zwei Tagen wieder verschwunden, andere haben sich langsam eingeschlichen – und drei davon sind geblieben.
Heute will ich dir zeigen, welche drei Apps meinen Alltag wirklich leichter machen. Nicht, weil sie die besten sind (das ist immer subjektiv), sondern weil sie zu meinem Leben passen. Und vielleicht entdeckst du darin ja eine Inspiration für dich.
👉 Ganz wichtig: Nur weil diese Apps für mich funktionieren, müssen sie nicht auch für dich perfekt passen. Produktivität ist kein One-Size-Fits-All. Aber manchmal reicht ein kleiner Einblick, um eine gute Idee mitzunehmen.
ToDoist ist eine Aufgaben-App. Du kannst damit alles aufschreiben, Termine setzen, Projekte anlegen, Aufgaben teilen und dir Erinnerungen schicken lassen. Vom kleinen Einkaufszettel bis zum Großprojekt ist alles drin.
Ich habe ToDoist im Mai 2018 installiert. Damals war ich genervt von zig Zetteln und Listen, die überall herumflogen. Ich wollte eine Lösung, die schnell ist, zuverlässig funktioniert und mich nicht mit unnötigen Features erschlägt.
Seither ist ToDoist geblieben – und das sagt schon viel. In den letzten Jahren habe ich dort über 43.000 Aufgaben erledigt. Ja, du hast richtig gelesen: Fast Vierundvierzigtausend mal Häkchen gesetzt. 💪
Ein Beispiel: Wenn etwas im Haushalt zur Neige geht, schreiben wir es direkt in ToDoist. Wenn meine Frau oder ich dann einkauft, sehen wir die Aufgabe. Kein „Ach, das habe ich vergessen dir zu sagen“. Es steht einfach schon da.
ToDoist ist für mich wie ein externer Speicherplatz. Alles, was mir einfällt, landet dort. Es nimmt den Druck raus, ständig an etwas denken zu müssen. Und das ist unbezahlbar.
TimeTree ist ein digitaler Kalender, den man gemeinsam nutzen kann. Alle Termine stehen drin und jeder, der eingeladen ist, sieht dieselben Einträge.
Eigentlich war meine Frau ein absoluter Fan von Papierkalendern. Sie hatte gerne einen hübschen Wandkalender – übersichtlich, zum Reinschreiben, ganz klassisch.
Doch mir war das zu „starr“. Mit Kind, Job, privaten Terminen und allem Drum und Dran mussten wir eine Lösung haben, die wir beide immer dabei haben.
Uns wurde TimeTree empfohlen. Ich war sofort dabei – und das Erstaunliche: meine Frau, die eigentlich nie was Digitales wollte, war schnell auch überzeugt. 🎉
Ein Beispiel aus unserem Alltag: Früher kam es immer wieder zu Missverständnissen wie „Aber ich dachte, du holst Florian heute ab?“ – „Nee, ich bin doch im Büro …“ Jetzt haben wir alles in TimeTree, und es ist klar: Wer macht was.
Für uns ist TimeTree mehr als nur ein Kalender. Es ist unser Familien-Koordinationssystem. Ohne ihn würde es im Alltag ziemlich chaotisch aussehen.
Apple Erinnerungen ist die Standard-App auf iPhone, iPad und Mac. Du kannst dort ToDos eintragen, dir Zeit- oder ortsbasierte Erinnerungen schicken lassen und einfache Listen führen.
Lange Zeit habe ich Erinnerungen ignoriert, weil ich dachte: „Wozu brauche ich das, wenn ich ToDoist habe?“
Aber dann habe ich entdeckt, wie praktisch die App für kleine, spontane Dinge ist.
Ein typisches Beispiel: Ich steige ins Auto, und die App erinnert mich daran, unterwegs noch XXX zu erledigen. Ohne die Erinnerung wäre das zu 99 % wieder im Kopf untergegangen.
Manchmal braucht es nicht die große Lösung, sondern kleine Nudges, die dich im Alltag genau im richtigen Moment erwischen. Dafür ist Apple Erinnerungen perfekt.
Du siehst: Jede App hat ihren Platz.
Zusammen ergeben sie mein persönliches Produktivitätssystem. Nicht perfekt, aber praxistauglich – und genau das zählt.
Und noch mal: Nur weil es für mich passt, heißt das nicht, dass es für dich genauso sein muss. Manche kommen super mit nur einer App klar. Andere schwören komplett auf analoge Systeme. Wichtig ist, dass du eine Lösung hast, die dich entlastet, statt dich zusätzlich zu stressen.
Auch wenn ich digitale Tools liebe: Ich ergänze das Ganze mit meinen ToDo-Karten.
Warum? Weil ich gemerkt habe, dass ich manchmal besser arbeite, wenn ich Dinge physisch vor mir liegen habe. Eine Karte in der Hand, die Aufgabe sichtbar auf dem Tisch – das macht etwas mit meinem Kopf.
Die Karten nutze ich z. B. für die Wochenplanung oder wenn ich besonders fokussiert arbeiten will. Digital und analog schließen sich nicht aus – sie ergänzen sich wunderbar.
👉🏻 Mein Fazit
Produktivität heißt für mich nicht, immer das neueste oder „beste“ Tool zu haben. Es heißt, die richtigen Helfer zu finden, die das Leben leichter machen.
Für mich sind das aktuell:
Vielleicht probierst du eine dieser Apps aus. Vielleicht stellst du fest, dass etwas ganz anderes besser passt. Wichtig ist nur: Finde ein System, das dich entlastet – und nicht belastet.
Denn am Ende geht es nicht darum, produktiver zu wirken. Sondern darum, mehr Klarheit zu haben und mehr Zeit für das, was dir wichtig ist. 💛
Bleib produktiv!
Dein Björn von einfach-produktiv.com
