Moni hat eine Hassliebe zu mir. Nicht wegen mir als Person, sondern wegen meiner Listen.

Ich führe ToDo-Listen, seit ich denken kann – früher auf Papier, heute fast nur noch digital, in Apps und Notiz-Tools, die ich über die Jahre gewechselt hab wie andere Leute Schuhe. Moni hat das lange belächelt, manchmal war's ihr zu viel, und irgendwann ist sie sogar selbst mit eingestiegen. Was eigentlich alles sagt.

Trotzdem haben mich ToDo-Listen jahrelang nicht produktiver gemacht. Verstanden hab ich irgendwann, warum: An der Liste selbst lag's gar nicht. Ich hatte einfach die falschen Erwartungen an sie.

Ich hab sie behandelt wie einen Speicher für alles, was irgendwann erledigt werden muss – Arbeit, Haushalt, Kinder, Haus, Blogideen, kleine Gedanken, die ich nicht vergessen wollte. Je voller die Liste wurde, desto organisierter fühlte ich mich, ich hatte ja scheinbar alles im Blick. In Wirklichkeit saß ich abends regelmäßig vor einer Liste, die länger war als morgens. Nicht weil ich nichts geschafft hätte – die Tage waren oft voll, Meetings, Mails, Familienalltag. Ich war beschäftigt. Aber beschäftigt sein und vorankommen sind zwei verschiedene Dinge. Meine Liste war irgendwann nicht mehr mein Werkzeug, sondern eher mein schlechtes Gewissen in Listenform.

Wenn jede Aufgabe gleich viel wiegt

Eine klassische ToDo-Liste behandelt jede Aufgabe gleich: Die wichtige Mail an einen Kollegen steht direkt neben "Keller aufräumen". Das Geburtstagsgeschenk für die Schwiegermutter neben dem Strategiepapier, das schon letzte Woche fertig sein sollte. Alles konkurriert um Aufmerksamkeit, und unser Gehirn kommt damit erstaunlich schlecht klar. Wenn alles wichtig wirkt, greifen wir gern zu den einfachen Aufgaben – nicht weil sie wichtiger wären, sondern weil sie schneller erledigt sind. Die wirklich wichtigen Dinge bleiben liegen. Nicht aus Faulheit, sondern weil ich nie wirklich entschieden hatte, was tatsächlich Priorität hat.

Ich erinnere mich an einen ganz normalen Mittwoch. Kalender voll, mein Team brauchte Entscheidungen, ständig neue Nachrichten. Zwischendurch immer wieder kurz ins Postfach geschaut, auf Teams geantwortet, schnell noch was geklärt. Abends war ich müde – nicht wegen der Menge an Arbeit, sondern wegen der vielen Kontextwechsel. Und meine ToDo-Liste war länger als am Morgen. Nicht weil ich zu wenig gemacht hätte, sondern weil ich den ganzen Tag auf Mails, Nachrichten und die Erwartungen anderer reagiert hatte. Kaum auf meine eigenen Prioritäten.

Was ich seitdem anders mache

Seitdem mach ich's anders. Ich hab nicht aufgehört, Listen zu führen – das wäre ungefähr so realistisch wie aufzuhören zu atmen. Aber meine Liste ist heute nur noch ein Sammelort, kein Tagesplan mehr. Die eigentliche Planung passiert abends, nicht morgens. Morgens wartet schon der erste Termin oder die erste Nachricht, und dann noch überlegen zu müssen, was heute wichtig ist, fühlt sich an, als würde ich erst losfahren und dann überlegen, wohin die Reise gehen soll.

Also nehme ich mir abends ein paar Minuten für drei Entscheidungen: Was muss morgen passieren, was bringt mich wirklich voran, und was sorgt dafür, dass mein Alltag nicht im Chaos versinkt. Ich nenne das mein 3x3-System – nicht weil es kompliziert wäre, sondern weil es mich zwingt, bewusst zu entscheiden, was morgen zählt, bevor der Tag das für mich übernimmt.

Meine ToDo-Liste ist immer noch länger, als ich an einem Tag schaffen kann. Der Unterschied ist nur: Ich erwarte nicht mehr, alles davon gleichzeitig ernst zu nehmen.

Falls du das mal für ein paar Tage ausprobieren willst: Ich hab dazu eine 7-Tage-Serie gebaut.

👉🏻 Hier das 3x3-System kennenlernen