Schön, dass du hier bist. Ich hoffe, die Karten sind gut bei dir angekommen und du hast vielleicht schon die erste vor dir liegen.

Ich möchte dir auf dieser Seite ein bisschen erzählen, wie ich die Karten selbst nutze und was ich mir bei den einzelnen Bereichen gedacht habe. Du musst dich daran natürlich nicht genau halten. Mit der Zeit wirst du wahrscheinlich ohnehin merken, was für dich gut funktioniert und was du anders machen möchtest.

Wie ich meinen Tag damit plane

Ich nehme mir morgens ein paar Minuten und überlege, was an diesem Tag wirklich ansteht. Dabei geht es mir nicht darum, alles aufzuschreiben, was ich irgendwann noch erledigen müsste. Dafür habe ich andere Listen und digitale Werkzeuge.

Auf die Karte kommen die Dinge, mit denen ich mich heute tatsächlich beschäftigen möchte. Dafür gibt es sieben Plätze. Die Zahl ist nicht wissenschaftlich hergeleitet, sondern vor allem eine praktische Begrenzung. Ich kenne es von mir selbst gut genug: Wenn auf einer Liste beliebig viel Platz ist, landet dort irgendwann auch beliebig viel. Dann stehen 15 oder 20 Aufgaben darauf und schon morgens ist ziemlich klar, dass ich die Hälfte davon nicht schaffen werde.

Wichtig: auch die sieben müssen nicht voll werden.

Wenn ich morgens nur vier Dinge habe, die wirklich relevant sind, schreibe ich eben vier auf. Bei den drei wichtigsten setze ich einen Stern. Das hilft mir vor allem dann, wenn der Tag anders läuft als geplant und ich irgendwann entscheiden muss, was ich noch erledige und was warten kann.

Tagsüber liegt die Karte bei mir auf dem (Schreib-)Tisch

Das ist wahrscheinlich der unspektakulärste Teil der ganzen Sache, aber für mich einer der Gründe, warum Papier so gut funktioniert. Ich sehe meine heutigen Aufgaben, ohne dafür eine (überfüllte) App öffnen zu müssen.

Wenn etwas erledigt ist, hake ich es ab. Wenn mir zwischendurch etwas einfällt, kann ich es ergänzen oder auf die Rückseite schreiben. Dort landen bei mir häufig Dinge, um die ich mich später kümmern möchte, die aber mit dem aktuellen Tag eigentlich nichts zu tun haben.

So muss ich sie nicht im Kopf behalten und mache gleichzeitig nicht aus jedem Gedanken sofort eine neue Aufgabe für heute.

Die Wassergläser gehören einfach dazu

Ich werde oft gefragt, was es mit den kleinen Gläsern auf der Karte auf sich hat. Dahinter steckt keine besondere Produktivitätsmethode. Ich vergesse bei der Arbeit einfach gerne mal zu trinken.

Deshalb habe ich die Gläser irgendwann auf meine eigene Tagesplanung gepackt. Wenn ich ein Glas Wasser getrunken habe, streiche ich eines davon durch. Das funktioniert für mich besser als irgendeine Erinnerung auf dem Handy.

Falls du den Tracker nicht brauchen solltest, ignorierst du ihn ganz einfach.

Am Abend schaue ich noch einmal auf die Karte

Ich mache daraus kein großes Tagesabschlussritual. Meistens reicht ein kurzer Blick darauf, was erledigt ist und was noch offen geblieben ist.

Bei offenen Aufgaben überlege ich, ob sie am nächsten Tag noch wichtig sind. Manche übernehme ich, manche landen auf einer anderen Liste und bei manchen frage ich mich rückblickend, warum ich sie morgens überhaupt so wichtig fand.

Einen Bereich auf der Karte mag ich inzwischen besonders gerne: „Das war heute schön.“ Der ist irgendwann dazugekommen, weil mir aufgefallen ist, dass eine klassische ToDo-Liste am Ende des Tages eigentlich nur eine Antwort auf die Frage gibt, was man erledigt hat. Das ist natürlich praktisch, aber es sagt wenig darüber aus, wie der Tag eigentlich war.

Deshalb schreibe ich dort eine Sache auf, die ich gerne in Erinnerung behalten möchte. Das kann etwas mit meiner Familie sein, ein gutes Gespräch, ein Essen, ein lustiger Moment oder auch einfach ein Kaffee, für den ich überraschenderweise mal zehn Minuten Ruhe hatte. Manchmal fällt mir sofort etwas ein, manchmal muss ich kurz überlegen. Gerade dann finde ich den Bereich interessant.

Wenn dir sieben Aufgaben auf den ersten Blick etwas viel vorkommen

Eine Aufteilung, die ich selbst ganz hilfreich finde, ist 3–3–1.

• Drei Plätze sind für die Aufgaben gedacht, die an diesem Tag wirklich wichtig sind.
• Drei weitere können kleinere Dinge aufnehmen, die ebenfalls erledigt werden sollen.
• Der letzte Platz bleibt für etwas, das schön wäre, wenn noch Zeit dafür bleibt.

Das ist aber nur eine Möglichkeit, die Karte zu benutzen. Wenn du mit fünf Aufgaben besser durch den Tag kommst, gibt es keinen Grund, noch zwei weitere zu suchen, nur damit alle Zeilen beschrieben sind.

Nach ein paar Tagen entwickelt sich meistens ohnehin ein eigenes Gefühl dafür.

Was ich mit dem 3×3-System anders mache

Falls du mein 3×3-System kennst, fragst du dich vielleicht, wie beides zusammengehört.

Für mich erfüllen die beiden Dinge unterschiedliche Aufgaben. Das 3×3-System hilft mir dabei, zu definieren, welche drei Dinge zählen, wenn alles andere durcheinander gerät. Die ToDo-Karte interessiert sich dagegen für den kompletten Tag.

Ich muss also morgens nicht jedes Mal mein ganzes Leben neu sortieren. Ich möchte nur wissen, was heute dran ist.

Wenn du das 3×3-System nicht kennst, fehlt dir für die Karten übrigens nichts. Du kannst sie vollkommen unabhängig davon benutzen.

Mach die Karten ruhig zu deinen eigenen

Mich würde freuen, wenn du nach ein paar Tagen gar nicht mehr darüber nachdenkst, wie ich die Karten ursprünglich gedacht habe.

Vielleicht setzt du nie einen Stern. Vielleicht schreibst du auf die Rückseite Einkaufslisten. Vielleicht benutzt du die Wassergläser für etwas vollkommen anderes oder stellst fest, dass drei Aufgaben am Tag für dich genau richtig sind.

Wenn du irgendwann eine Frage hast oder mir erzählen möchtest, wie du die Karten benutzt, kannst du mir gerne schreiben. Ich freue mich tatsächlich über solche Rückmeldungen, weil daraus auch schon Ideen für Änderungen und neue Dinge entstanden sind.

Ansonsten wünsche ich dir erst einmal viel Spaß mit den Karten. Probier sie ein paar Tage aus und schau, ob sie dir dabei helfen, morgens etwas schneller Ordnung in das zu bekommen, was an diesem Tag ansteht.

Und falls der Stapel irgendwann aufgebraucht ist, weißt du ja inzwischen, wo du mich findest.

Viele Grüße
Björn