Es gibt gefühlt tausend Apps für Aufgaben, Kalender, Notizen, Einkaufslisten, Meditation, Fitness – und am Ende ist man manchmal mehr mit Verwalten beschäftigt als mit dem eigentlichen Leben. Ich hab über die Jahre unzählige Tools ausprobiert. Die meisten sind nach ein paar Tagen wieder verschwunden. Drei sind geblieben.

ToDoist, seit Mai 2018

Ich hab ToDoist installiert, weil ich die Zettel überall satthatte. Seitdem ist es geblieben, und mittlerweile hab ich dort über 43.000 Aufgaben abgehakt. Was daran für mich funktioniert: Ich kann in Sekunden alles reinschreiben, egal ob am Handy oder per Sprachassistent, und dann ist es aus meinem Kopf raus. Moni und ich teilen außerdem gemeinsame Projekte, zum Beispiel für den Haushalt – wenn was zur Neige geht, kommt's direkt rein, und wer als nächstes einkauft, sieht es. Kein "Ach, das hab ich vergessen dir zu sagen" mehr.

TimeTree, unser Familienkalender

Moni war früher der klassische Wandkalender-Typ, ich fand das zu starr. Mit Job, Florian und allem drumherum brauchten wir was, das wir beide dabeihaben. Ein Freund hat uns TimeTree empfohlen, und überraschenderweise war Moni schnell überzeugt, obwohl sie sonst nichts Digitales wollte. Geburtstage, Kita-Termine, Arzttermine, Arbeitszeiten – alles an einem Ort, jeder mit eigener Farbe. Früher gab's ständig Sätze wie "Ich dachte, du holst Florian heute ab?" – "Nee, ich bin doch im Büro …". Das ist seitdem praktisch weg.

Apple Erinnerungen, für die kleinen Sachen

Lange hab ich die App ignoriert, weil ich dachte, wozu, ich hab doch ToDoist. Aber für kleine, spontane Dinge ist sie mir mittlerweile lieber. Ortsbasierte Erinnerungen zum Beispiel: Wenn ich am Bahnhof ankomme, erinnert mich die App automatisch daran, mein Ticket zu aktivieren. Oder ich steige ins Auto und werde dran erinnert, unterwegs noch bei der Post vorbeizufahren – ohne die Erinnerung wäre das zu neunzig Prozent im Kopf untergegangen.

Zusammen ist das mein System: ToDoist fürs Große und Langfristige, TimeTree für die Familie, Erinnerungen für die Kleinigkeiten zwischendurch. Nicht perfekt, aber es trägt.

Was ich dabei ergänze, sind meine ToDo-Karten – weil ich gemerkt hab, dass ich manchmal besser arbeite, wenn ich eine Aufgabe wirklich in der Hand halte, statt sie nur auf dem Bildschirm zu sehen. Nutz ich vor allem für die Wochenplanung oder wenn ich richtig fokussiert an einer Sache arbeiten will.

Mehr über die ToDo-Karten

Nur weil das bei mir funktioniert, heißt das übrigens nicht, dass es für dich passen muss. Manche kommen mit einer einzigen App klar, andere schwören komplett aufs Analoge. Wichtig ist nur, dass dich dein System entlastet und nicht zusätzlich stresst.